グループウェアの導入メリットや選び方

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内のネットワークを利用して情報共有し、
業務の効率化を図ることを目的としたソフトウェアです。

さまざまな製品が提供されていますが、主にメールやスケジュール管理、稟議（ワークフロー）、掲示板、ファイル共有、ビジネスチャットなどの機能を備えたものが一般的です。
それらの機能を使い、情報をスピーディーに発信・確認することで業務の滞りを削減。またユーザ同士のコミュニケーションの活性化にもつながるため、テレワークはもちろん働き方改革や業務改善を進めるために、なくてはならないツールとなっています。
グループウェア「GroupSession」も、無料で使えるオールインワン製品として、中小企業、介護福祉・医療機関、自治体など、多くのお客さまにご活用いただいております。

グループウェア導入のメリット

• person_celebrate

  社内の状況を見える化して手間を減らす

  在宅、別拠点との会議日程の調整。
  会議室や機材のダブルブッキング。
  他フロアの社員に電話を回したら外出中だった…などは、社員の予定を一覧で確認できるスケジュール管理、施設予約機能や在席管理機能で改善できます。
  業務に付随する面倒や二度手間を減らすことができます。

• approval

  ペーパーレス・脱ハンコへ簡単移行

  一度目を通すだけの資料や回覧板、いつもの申請に勤務表。
  習慣で紙やハンコを使っていませんか？
  稟議（ワークフロー）やタイムカード、ファイル管理・共有機能、電子回覧板を利用することで、ペーパーレスに移行できます。
  電子化による利便性だけでなく、トナーや用紙などの費用も削減できます。

• chat

  用途に合わせた手軽なコミュニケーション

  伝言やファイルを渡すだけの簡単な要件にはチャット機能がおすすめ。グループでの意見交換にはチャットグループを作成すれば、リアルタイムで会話のようにやりとりできます。
  多数決をとりたい時はアンケート、一つのテーマについて報告や意見の収集など情報を積み上げたい時には掲示板など、便利に使い分けることができます。

グループウェアを選ぶ3つのポイント

グループウェアには有料・無料合わせて多くの製品がありますが、その中から自社に合った製品をみつけるにはコツがあります。
何となく選ぶと、使わない機能を持て余したり、安価だからと選んだ製品で、機能や容量が足りずにオプションを追加したり、という事にもなりかねません。
有料・無料というだけでなく、必要な機能・条件を吟味し、トータルでの価格を考えた上で最適なサービスを選ぶために役立つ3つのポイントをご紹介します。

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  必要な機能ベスト５、あったら良いなベスト５をあげる "グループウェアの機能の数は多い方が良い？"

  多機能な製品は魅力的ですが、使わない機能がたくさんあっても仕方がありません。
  社内のコミュニケーション、印刷物を減らしたい、ファイル共有できる場所が欲しいなど… 何をするためにグループウェアを導入するのか、優先順位をつけてみましょう。
  自社にとって必要な機能は何なのか客観的に見ることができます。
  よく使われるスケジュール管理やチャット、ワークフローなどのツールを個別に利用しているのであれば、それらを一本化できるようなグループウェアがおすすめです。
  
  基本的な機能がひと通り揃ったGroupSessionは、ツールの一本化にお役立ていただけます。 使わない機能は無効化してシンプルに利用することも可能です。

  GroupSession機能紹介
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  運用費3～5ヵ年分をシミュレーションしてみる "基本料金だけでは比較できないグループウェア"

  グループウェアは日々の業務で使い続けるツールです。機能を満たした上で、運用コストは低いに越したことはありません。
  
  基本料金や導入費用はもちろん、初年度と2年目以降で費用はどう変化する？年々増えていく容量や細かな機能のオプション価格を含めると？…などトータルの価格をしっかりチェックして、自社にとって最高のコストパフォーマンスの製品を選択しましょう。
  
  無料でユーザ数・容量無制限のGroupSessionは、オプションなしでご利用されているお客さまも多く、オプションの内容も分かりやすく安価な設定となっています。

  GroupSession料金案内
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  将来的に要件が変わった場合に有効な選択肢があるか "社内の変化に即したグループウェアを"

  使い続けるツールだからこそ、ユーザの増加、担当者の異動、テレワークへの切り替えなど、組織の変化・成長にも柔軟に対応できるサービスが望ましいです。
  
  GroupSessionは、完全無料・ユーザ数無制限で使い続けることもできますが、詳しい担当者がいなければオプションのサポートのみ付けてトラブルに対処したり、ユーザ増加で管理・運用が難しくなれば、クラウド版へ移行してすべてお任せいただく事もできます。
  さらに大規模環境には、エンタープライズ版ZIONも選択可能です。

  GroupSession製品比較