導入事例
GroupSession ZION
圧倒的な利用率の高さの秘密は？
- 業種
- サービス業
- 使用人数
- 1,000人
- 導入製品
- GroupSession ZION
株式会社キナン 様 https://www.kinan.co.jp/
建設機械のリース・レンタル・販売・修理を行う株式会社キナン。
油圧ショベルのような大きなものから、発電機などの小さなもの、 高い場所での仕事に利用される高所作業車、トンネル工事で使われる推進機械などの特殊機械、その他にもダンプやユニック車など。
建設機械と一言で言っても、その種類は本当に多種多様です。
キナンはそれらの全ての機種を取り揃え、大手ゼネコンや建設業者にリース・レンタル・販売しています。
「キナンで用意できない機械は無い！」と言われるほど品揃えには自信を持っています。
またお役立ち提案をモットーとし、工事現場や計画を見て、「この工事には、この機械を」「従来の機械を使うより当社のこの最新機械を利用して頂けば安全性のアップ、工期の短縮が可能になり、どれぐらいのコスト節減につながりますよ」 といったご提案を行っています。
どんなことでもお客様のお役に立ちたいというのがキナンの願いです。
お客様に貢献し、社会に貢献する。そんなやりがいのある仕事をやっている、それがキナンという会社です。
ZIONの導入目的、採用理由
元々他社製のグループウェアを導入していましたが、使用頻度の高かった「回覧板」機能がなくなったことで無料版のGroupSessionを使用することになりました。
その後順調に運用を行っていましたが、会社の成長と共に社員数、データ量が爆発的に増加し安定した運用が困難になってきました。
そのためより安定した環境を求め、機能的にもGroupSessionと同一の「ZION」を採用しました。
iPad導入＋見積機能＋日報機能により、営業マンの業務を効率化！
ZIONに対応したiPadアプリを開発し、全営業マンにiPadを配布しました。
追加した機能は「日報」「見積」機能です。
システム導入の効果
・現場での状況が画像等を使用することでより正確に伝わるようになった
・その場で見積を作成することもでき、より迅速な営業展開が行えるようになった
・場所を問わず作業することができ、営業マンが営業に専念できる時間を増加することができた
・司令塔となる管理職への報告がスムーズになり、迅速な指示・営業活動が可能となった
主な利用機能、運用方法
主に利用している機能
・スケジュール
・施設予約
・ショートメール
・回覧板
・日報（カスタマイズあり）
・見積（カスタマイズあり）
運用方法
より迅速なビジネスを展開するために、承認が必要な事項は一般的な稟議の様に１人づつ承認していくような運用ではなく、回覧板機能を使用して一斉配信しています。
この運用であれば、回覧先のユーザが順番を待つことなく、確認・コメントでき迅速な意思確認を行うことができます。
利用率ＵＰのために行ったこと
(1)日報・・・現在、ラインやfacebook、Twitter等が特に若者のライフワークの中で多用されておりその要素を日報システムの中で組み込む事で上司・部下のコミュニケーションが生まれます。
(1)身近、(2)自然、(3)シンプルイズベストをキーワードに日報システムを構築した為、飛躍的に利用率ＵＰを遂げました。
(2)見積・・・iPadとZIONを活用する事でお客様との面談時に見積書を作成し、その場でメール送信、この一連の動作だけで２回分（次回の）の訪問が１回で実現し、お客様の求めるニーズに「素早いレスポンス」も上位にある事から他業者との交渉も煩わしいと感じるお客様から「即受注」頂けたという成功事例が多く報告されています。
(3)稟議書（書類）・・・書類の流れで一番近道は無いか？と模索し、(1)ZIONの回覧機能を活用、(2)iPad活用、にて稟議決済のスピードＵＰを図りました（上図）
利用者の評判、感想
今回、ＺＩＯＮを導入する際に心掛けた点は「活きるシステム」を構築したい！という想いでした。
「提出（報告）資料が多い」
「日報を出しても誰も評価してくれない」
「部下の考えている事が分からない」
「指示・指導が上手く伝わらない」
以上の様な事柄が一つでも思い当たる方は多い筈です。システムを構築する際、「あれもしたい、これもしたい」と便利過ぎるが故、活用できる機能を全て引き出したいと考えるのではないでしょうか？
私共は今回、先ず「業務の棚卸」を実行し、その一連の業務はどういった効果を発揮しているのか？上司・部下の自己満足では無いか？等を徹底的に検証・仕分けを行いました。
その上で、上司・部下・管理者の意見交換会を実施し、どうすれば効率が上がるのか？どうすれば時間短縮が図れるのか？どうすればコミュニケーションが図れるのか？等を追求し行うべきポイントを導いて行きました。
それを進める上で、日本トータルシステム様はベストパートナーであり、ZIONの機能はそれ柔軟に対応できるポテンシャルがあります。恥ずかしながら活かされていなかった日報も「コメント欄」や「いいねボタン」で今は上司・部下のコミュニケーションの場となっています。更に同時に導入した「iPad」ともリンクし稟議書等の書類決済スピードＵＰ！！顧客ニーズの上位に入る「素早いレスポンス」！！が実現しました。
様々な検討をしていく中でコンピュータを駆使するシステム構築ではありますがやはり人と人が対話を行う所から全てがスタートします。その上で日本トータルシステム様及びご担当者様は私共が考えている事を理解し、また上手く引き出しても頂けたので今回非常に良いシステムが構築できたと自負しております。やはり原点は「人」なのです。
日報イメージ
