GroupSessionは組織を強化するグループウェア
アドベンチスト福祉会様のbyCloud採用理由をご紹介

GroupSession導入の目的、採用理由

2011年から使用しています。GroupSessionを採用した理由は、無料ということで、試しに使用し始めました。
パソコンの知識はそんなにありませんでしたが、実際に立ち上げることが出来、テスト運用を開始しました。使い勝手や、どの程度の機能があるか調査をし、有料のグループウェアなどと比較して、充分当法人の需要に答えることが出来ると判断し、導入を決めました。
当初は掲示板とファイル管理が中心でしたが、利用率の向上と、ユーザーからの要望で、WEBメールとスケジュールの機能を使用するようになりました。このことにより更に便利さが職員に伝わり、ユーザー数の増加と重要な情報をアップするにしたがって更なる安定性と信頼性の需要が増し、現在byCloudを利用しています。

具体的な使用方法(主な利用機能、運用方法)

GroupSession管理者として効果が大きかった利点は、代表メール等を受ける担当者を簡単に変更できること、部署変更や、役職変更が簡単に出来ること、アドレス帳の一元管理です。
配置転換は、職場内では多くあり、その都度、パソコンの設定変更は、パソコン・ネットワーク管理者としては時間を取られる仕事です。
この作業が簡単になったことは大きかったです。

利用者の評判、感想

グループ設定が出来る点が評価が高いです。
部署ごとのスケジュール管理だけでなく、各種委員会やプロジェクトチームなど、特別なグループ設定が出来、スケジュールの把握が出来ることは、仕事の効率化、見える化に繋がっています。

byCloudへの移行の理由

使用レベルが上がってくると、外部でもスケジュールやメールを確認したいとの要望が出てきます。また、容量が増えてくるとバージョンアップ作業に時間を費やします。
また安定性や信頼性を向上させるためには、社内にサーバーを置くのではなく、プロのサービスを使用するほうが安心と考え、トータル的にbyCloudサービスが費用対効果が高いとの判断し移行いたしました。

今後のバージョンアップに期待すること

施設予約・車両予約

車両予約では、予定表に表示される内容が、利用目的と登録者、時間のみで中を開くと詳細がわかる内容になっています。さらに登録者だけでなくドライバー(スケジュール登録者)が表示されるとなお良い。
ドライバーになるものが登録すれば、事足りますが、他のユーザーが登録する場合も有るため。
また、バーの色、字の色が変えられるとわかり易いと思います。

安否確認

GroupSessionユーザーでない方も、確認する必要があります（例えば、パートやボランティア）。
ユーザーでない方もチェックできるとなお良いと思います。

稟議

稟議書には、購入稟議書と通常の稟議書があります。また各種申請書まで含めると、テンプレート等をGroupSession管理者がアレンジできるとなお良いと思います。