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02_当社の運用管理術
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組織グループを超えたグループでの回覧板利用について


[ 4263 ] 組織グループを超えたグループでの回覧板利用について
投稿者:
投稿日時:  2011/11/10 11:33:11
GSを重宝させて頂いています。またフォーラムの書き込みも参考にしています。
現在、3.5.4へのバージョンアップを検討しています。このバージョンアップで
掲示板を活用していこうと思っていますが、下記運用を皆さまどのようにして
おられますか?色々なアドバイスをお願いします。

掲示板は利用していますが、現在は全IDが自由に利用できる状態にしています。
この掲示板に「一部の人達だけが利用できるフォーラム」を作ろうと思います。
一部の方とは、組織図の部署単位ではなく全社内から選抜された人達の集まりの
ようなものを想定します。例えば、ISO チームとか、各部長グループとか。

フォーラムはメンバーで限定できますが、どのような登録をするかで悩みます。

1)人単位の登録が一番簡単ですが、人が部署移動(仕事を別担当に引き継いで)してしまうと
  「削除一人の登録一人」作業が発生します。人事異動を想定した場合の作業としては
  ・人の所属グループを変更する。(普通にある作業)
  ・どこかのフォーラムに所属しているかをチェックして必要あれば修正。

2)架空のグループ名を作成しフォーラムのメンバーにする。架空のグループに
  人を登録する。人の人事異動の際にはフォーラムをチェックする必要はなく
  その人の所属グループだけを操作すればよさそうです。
  ・人の所属グループを変更する。(普通にある作業)
   この時に架空グループからも必要あれば修正する。

Windows AD の管理に似ているような似ていないような…ものかも知れませんが
皆さんのところでは、どのように運用されていますか?参考にアドバイスお願いします。
  引用返信
[ 4264 ] Re: 組織グループを超えたグループでの回覧板利用について
投稿者: kon
投稿日時:  2011/11/10 12:47:53
私は50人以下の企業で、異動もほとんどないことから前者の方法を取っています。

異動が頻繁、もしくは管理人数が多い場合は後者を選択すると思います。

言われてみれば役職って各プラグインで参照できるわけでもなく、
「役職マネージャー」って利用価値が低いですね…
  引用返信
[ 4267 ] Re: 組織グループを超えたグループでの回覧板利用について
投稿者: GS導入準備中の人
投稿日時:  2011/11/10 19:40:19
私のところでは、下記のようなグループを作成しています。
  組織としてのグループ : 全社員、総務部、管理部、経理部、営業部、xxx部、yyy部、・・・・
  役職としてのグループ : 経営層、部長、課長、技術長、社員、パート、・・・
  委員会としてのグループ : 経営会議出席者、営業会議出席者、aaa委員会、・・・

それで掲示板で、たとえば経営会議の内容の掲示板であれば、
  編集権限 : 経営会議出席者
  参照権限 : 経営会議出席者、部長、課長

会社からの案内の掲示板であれば、
  編集権限 : 総務部
  参照権限 : 全社員

aaa委員会議事の内容の掲示板であれば、
  編集権限 : aaa委員会
  参照権限 : 経営会議出席者、部長

のように設定して利用しています。

この場合の経営会議出席者グループとは、
   経営層、部長の一部の人
aaa委員会グループとは、
   全社員の一部の人
だけのグループ定義になっています。

ユーザーの異動があっても、ユーザ管理画面での
所属するグループのチェックボックスをつけたり
はずしたりだけで、いまのところ事足りています。

同好会レベルの掲示板のときは、所属する人を選択して設定しています。
  引用返信
[ 4268 ] Re: Re: 組織グループを超えたグループでの回覧板利用について
投稿者:
投稿日時:  2011/11/11 09:12:11
参考になります。前者の(1)パターンですね。
異動が頻繁でなければ…実現できそうなんですが。。。
アドバイス、ありがとうございました。
  引用返信
[ 4269 ] Re: Re: 組織グループを超えたグループでの回覧板利用について
投稿者:
投稿日時:  2011/11/11 09:32:04
> 私のところでは、下記のようなグループを作成しています。
>   組織としてのグループ : 全社員、総務部、管理部、経理部、営業部、xxx部、yyy部、・・・・
>   役職としてのグループ : 経営層、部長、課長、技術長、社員、パート、・・・
>   委員会としてのグループ : 経営会議出席者、営業会議出席者、aaa委員会、・・・


「GS導入準備中の人」は準備中ではないのでは???

後者のパターンですね。この場合、宛先選択するシーンで表示される
グループに「組織・役職・委員会としてのグループ」全部が表示されますね。
これが面倒なのではと懸念しています。
でも、この方法が「人数が多くて異動も多い」ところでは無難ですかね。

まー、ショートメール送信時の選択に全部のグループが表示されると
ある意味、委員会メンバーだけに送信したい場合なんか楽なんですよねー。

アドバイス参考になりました。
  引用返信
 
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