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インフォメーションにもURLをつけてください


[ 4118 ] インフォメーションにもURLをつけてください
投稿者: すー
投稿日時:  2011/09/07 12:52:25
インフォメーションを「お知らせ」として使用していますが、インフォメーションに記載したことを連絡する手段がありません。共有フォルダーなどには、そこへのURLがありますので、それをメールにコピー&ペースとして連絡しています。

これと同様に、インフォメーションにもURLをつけていただくようお願いいたします。
  引用返信
[ 4119 ] Re: インフォメーションにもURLをつけてください
投稿者: ふぁんぐす
投稿日時:  2011/09/07 17:24:07
なぜグループウェアにログインしない人にインフォメーションのURLを伝えるのでしょうか?
本末転倒なことをされているような気がするのですが……

グループウェアに頻繁にログインする人はインフォメーションを見ているはずですし、見ない人にURLをメールするなら内容をメールした方が良いと思います。

いまいち利用意図が見えません。
  引用返信
[ 4120 ] Re: Re: インフォメーションにもURLをつけてください
投稿者: すー
投稿日時:  2011/09/07 17:46:28
> なぜグループウェアにログインしない人にインフォメーションのURLを伝えるのでしょうか?
> 本末転倒なことをされているような気がするのですが……

グループウェア(GS)にログインさせるためです。(利用の促進)

現状、GSの利用方法はスケジュール管理と施設管理の利用が主で、それらを利用しない人はGSも利用しません。(困ったことですが..。)
また、メールが連絡の"主"となっているため、全体連絡もメールでされてしまいます。メールで連絡されると日々のメールに埋もれてしまい、「そんなことあったっけ?」と質問されることが多々あります。

グループウェアであれば「まとまった場所」を提供できるので、ここに導くためにもメールで連絡する必要があります。「メールで連絡してくれないと見ないよ」って人もいますので。

文化を変えるのは、"しかけ"を作らないとなかなか難しいです。
  引用返信
[ 4121 ] Re: Re: Re: インフォメーションにもURLをつけてください
投稿者: tama
投稿日時:  2011/09/08 07:51:22
当方でも同じ問題は発生しておりますが、
対策として、
1.規定に「必ず勤務時間内には1回ログインして内容を確認する」と入れる。
2.毎月、アプリケーションログからログインの集計を取り、会議で発表する。
(各部署長にはログインの無い職員への周知をお願いする)
等を行っております。
あとは、有料でもリマインダー導入を検討するしかないですね。

> > なぜグループウェアにログインしない人にインフォメーションのURLを伝えるのでしょうか?
> > 本末転倒なことをされているような気がするのですが……
>
> グループウェア(GS)にログインさせるためです。(利用の促進)
>
> 現状、GSの利用方法はスケジュール管理と施設管理の利用が主で、それらを利用しない人はGSも利用しません。(困ったことですが..。)
> また、メールが連絡の"主"となっているため、全体連絡もメールでされてしまいます。メールで連絡されると日々のメールに埋もれてしまい、「そんなことあったっけ?」と質問されることが多々あります。
>
> グループウェアであれば「まとまった場所」を提供できるので、ここに導くためにもメールで連絡する必要があります。「メールで連絡してくれないと見ないよ」って人もいますので。
>
> 文化を変えるのは、"しかけ"を作らないとなかなか難しいです。
  引用返信
[ 4123 ] Re: Re: Re: インフォメーションにもURLをつけてください
投稿者: ふぁんぐす
投稿日時:  2011/09/09 11:17:55
> 現状、GSの利用方法はスケジュール管理と施設管理の利用が主で、それらを利用しない人はGSも利用しません。(困ったことですが..。)
> 文化を変えるのは、"しかけ"を作らないとなかなか難しいです。
お気持ちはよーーく、かなりよーーーーく分かるのですが(笑、やはり本末転倒な気が……

GSの利用は社内なり部署なりで利用の承認を取られた上での話ですよね?
要するに勝手にサーバ建てて『使ってね』というレベルなのか、社内なり部署なりで『今後はこれを使います』と承認された上でのレベルなのか…で話は変わってきます。

使用を推し進めるには、ダイレクトメールばりに毎週利用促進メールを送り続けるしかないと思います。
なんならcronで定期的に。
使わない人はどうやっても使わないので痛い目をみないと駄目なんです。
うちでは施設利用でブッキングした場合、施設予約してないのは強制的に排除しています。
(お客さまが来てる場合は無理ですし、若い人たちは言い辛いんで終わるのを待ってしまってますが)
「離席中の電話メモは紙使用を減らす為、GSでショートメールを利用して通知してください」と周知するのも効果あると思いますよ。
席に戻る度に見る癖が付くと思います。

ただ、社内で別にシステムがあったり、個人でGoogleカレンダー等で今までやっていた人にとっては『なんで2重に管理しなきゃいけないんだ』という気持ちになるのは当然なんですけどね。
  引用返信
 
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